Office Manager
Wij zijn ITsPeople. Het zit al in de naam: het zijn de mensen die het verschil maken en het zijn de mensen die ervoor zorgen dat verschillen blijvend zijn. Wij begeleiden organisaties door complexe transformaties door ons te richten op mensen, processen en technologie. Wij bieden end-to-end dienstverlening. Onze filosofie is om transformaties niet afzonderlijk en exclusief binnen een organisatie uit te voeren, maar interne middelen te gebruiken, te stimuleren en te motiveren om deel uit te maken van een dergelijke transformatiereis. ITsPeople zal verandering stimuleren en altijd kennis en vaardigheden in een organisatie verankeren. Door duurzame verandering te creëren, helpen wij onze klanten hun volledige potentieel te bereiken en een blijvende impact te hebben met het werk dat wij doen.
Wil je meer weten over onze diensten? Kijk op onze website www.itspeople.nl
Wat ga je doen?
Als Office Manager bij ITsPeople speel je een cruciale rol in het waarborgen van de soepele werking van ons kantoor. Je bent verantwoordelijk voor een breed scala aan organisatorische en administratieve taken en fungeert als de essentiële schakel tussen het managementteam en de organisatie.
Wat zijn je verantwoordelijkheden?
Organisatorische ondersteuning
- Facilitaire ondersteuning bieden, inclusief voorraadbeheer en het handhaven van een goed draaiende kantooromgeving;
- Werktijdregistratie van werknemers bijhouden, facturering voorbereiden en rekeningen boeken;
- Assisteren bij het verwerken van personeelswijzigingen en het inwerken van nieuwe medewerkers;
- Administratieve taken ten aanzien van wagenparkbeheer;
- Helpen bij het ontwikkelen, implementeren en monitoren van kantoorbeleid, processen en procedures.
Ondersteuning van het managementteam & zaakbeheer
- Inkomende en uitgaande communicatie afhandelen (telefoon, e-mail, post, etc.);
- De agenda van het managementteam beheren;
- Vergaderingen en projectbesprekingen plannen, voorbereiden en notuleren;
- Memo’s, brieven, rapporten en presentaties opstellen;
- Ondersteunen projecten vanuit een Project Management Office rol (PMO – administratief);
- Financiële administratieve taken;
- Ondersteunen bij uitwerken klant offertes, contracten, presentaties;
- Ontwikkelen en kwaliteit bewaken ITsPEOPLE templates voor memo, notities, brieven, verslagen, offertes.
Evenementen- & Communicatiebeheer
- Fungeren als het primaire aanspreekpunt intern voor personeelszaken en extern voor klanten en partners;
- Interne ITsPeople-evenementen en externe klant-/projectevenementen organiseren;
- Helpen met het coördineren van zakelijke reizen;
- Fungeren als representatieve gastheer/gastvrouw tijdens evenementen.
Waar kom je te werken?
Ons moderne kantoor zit in Zaltbommel direct aan de A2 en wanneer onze medewerkers niet bij de opdrachtgever zijn, zitten ze hier. Het is een komen en gaan van professionals en daarom is onze koelkast letterlijk iedere dag gevuld. Wij geloven in persoonlijke interactie, elkaar inspireren en motiveren, lachen bij de koffiecorner, samen lunchen, brainstormen en feedback geven. Om je werk goed te kunnen doen krijg je een Macbook, Iphone en budget om je thuiswerkplek in te richten. Maar liever zitten we bij elkaar, omdat we van elkaar altijd het meeste leren.
Wie ben jij?
- Aantoonbare ervaring in kantoorbeheer of een vergelijkbare administratieve rol;
- Sterke organisatorische en multitasking vaardigheden;
- Uitstekende communicatie- en interpersoonlijke vaardigheden;
- Vaardigheid in Microsoft Office;
- Kennis van Exact Online is een pre;
- In staat om zowel zelfstandig als in teamverband te werken;
- Vloeiend in Nederlands is vereist. Engels is een pre.
Wat wij bieden
Mensen bij IT’s People presteren zo goed omdat ze worden gezien. Je kunt zijn wie je bent. In the end, is dat onbetaalbaar natuurlijk. Maar verder bieden wij je:
- Direct een contract voor onbepaalde tijd;
- Een bruto maandsalaris afhankelijk van je werkervaring;
- Een interessante bonusregeling;
- 25 vakantiedagen en 8% vakantietoeslag;
- Macbook en een Iphone;
- Opleidingsmogelijkheden;
- Gratis lunch en geweldige koffie op ons kantoor in wereldstad Zaltbommel;
- Regelmatig leuke bedrijfsevents en een vrijdagmiddagborrel voor wie dit leuk vindt;
- Snelgroeiend bedrijf met volop ruimte om écht impact te maken;
- Geweldig team van getalenteerde en ambitieuze mensen.
Sollicitatieproces
Geïnteresseerde kandidaten kunnen hun cv en een motivatiebrief naar Melissa Crijns, Head of Talent Acquisition & HR at melissa.crijns@itspeople.nl.