ITs Tom! Het target operating model van ITsPeople

Rust creëren door voorspelbare processen

Een TOM ontwerpen en implementeren om voorspelbaarder te worden en continu te verbeteren. Dat klinkt mooi, maar hoe gaat dat in zijn werk? Anke, Practice Lead van Proces Management, vertelt je er meer over. 

Wat is TOM? 
“Bij een Target Operating Model (afgekort als TOM), wordt er veelal gerefereerd naar een framework of model, maar ik zie het liever als een bouwtekening. Een bouwtekening waarmee duidelijk wordt wat de samenhang is tussen de verschillende bouwblokken van een organisatie. Wanneer deze bouwblokken in balans zijn kom je tot een excellente organisatie.  

Als organisatie moet je weten wat je levert, welke processtappen je doorloopt om te kunnen leveren, wie wat doet en of alle resources aanwezig zijn voor de uitvoering. Vervolgens heb je data nodig om dit te toetsen. Je ziet langzaam een verschuiving van platte en rigide organisaties naar meer holistisch en organische organisaties. Door een TOM te gebruiken is het mogelijk om de complexiteit en samenhang van onderdelen meer schematisch en overzichtelijk weer te geven. Dit helpt bij het gestructureerd inrichten van de organisatie.” 

ITsTOM 
“Vanuit ITsPeople hebben wij een ITsTOM, dat bestaat uit de volgende onderdelen:  

• Service: wat levert een organisatie en wat is de core business. 
• Processen: primaire- en ondersteunende processen die nodig zijn voor het leveren van de dienst/het product. 
• Mensen: voor het realiseren van de dienst of het product.
• Middelen: directe- en indirecte middelen die nodig zijn voor het leveren van de dienst/het product. 
• Data: feedback loops die nodig zijn om te kunnen blijven ontwikkelen (continu verbeteren). 
• Governance: een structuur die het mogelijk maakt voor een organisatie om als gezond organisme te functioneren. 

Er zijn natuurlijk veel partijen die een eigen invulling geven aan een TOM en de bijbehorende onderdelen. ITsTOM zal dan ook veel dezelfde elementen hebben als andere modellen. De kracht van ITsTOM is dat wij bij ITsPeople alle disciplines in huis hebben om organisaties te helpen bij het doorlopen van het proces van het ontwerpen van een TOM tot het inrichten ervan. Je krijgt dus niet alleen een advies maar wij verzorgen ook de implementatie en bijbehorende (adoptie-)processen.” 

TOMtastic 
“Het optuigen van een TOM helpt bij het scherp krijgen van de SOLL-situatie van een organisatie. Als de IST en SOLL bekend zijn kan worden getoetst waar de GAPS zitten om zo te bepalen waar als eerst aan kan worden gesleuteld om de organisatie verder te ontwikkelen naar excellentie. Een TOM is in die zin een referentiepunt en toetsing.  

Als uitkomsten van processen onvoorspelbaar zijn, kun je alleen bijsturen op gedrag. Hierbij heerst vaak een gevoel van “het overkomt ons/mij”. Dat zorgt voor stress, irritatie en frustratie. Het is lastig om op incidenten grip te krijgen. Door te werken met een TOM (en dus standaard processen) worden uitkomsten voorspelbaarder. Door een proces iedere keer op dezelfde wijze te doorlopen, wordt eenzelfde uitkomst verwacht. Dit is niet altijd de gewenste uitkomst maar het is wel voorspelbaar. Hierdoor kun je gecontroleerd bijsturen, oftewel; continu verbeteren. Met een vast proces, data en metingen kun je blijven sturen. Hoe vervelend een ongewenste uitkomst ook is, als je het vooraf weet, kun je erop anticiperen. Het kunnen anticiperen geeft rust en de mogelijkheid het op te lossen of voorkomen.” 

Ben je benieuwd hoe ITsTOM in jouw organisatie toegepast kan worden en hoe ITsPeople hierbij kan helpen? Neem contact met ons op via info@itspeople.nl of +31 (0) 30 22 70 954! Wij kunnen meedenken bij de vormgeving van het TOM, het bepalen van IST, SOLL en GAP en hebben de executiekracht en specialisten op de verschillende expertises in huis om de samenhang in de praktijk te brengen.